سیستم مدیریت مدارک مهندسی (MDR)

سیستم مدیریت مدارک مهندسی (MDR)

سیستم مدیریت مدارک مهندسی MDR

با استفاده از سیستم مدیریت مدارک مهندسی می توان کلیه فعالیتهای مرتبط با مدارک مهندسی را مکانیزه کرد و از اتلاف زمان و انرژی و منابع مالی جلوگیری کرد. در این سیستم کلیه اعضای دفتر مهندسی و افراد مرتبط با مدارک مهندسی می توانند در هر لحظه به مدارک مربوط به خود دسترسی داشته و فعالیتهای مجاز خود را در سیستم انجام دهند. با توجه به تعریف پروژه، ابتدا لیستی از کلیه مدارکی که قرار است در پروژه تولید شوند (Master Document Register-MDR) در سیستم ثبت شده و سپس با تعیین مشخصات هر مدرک و منابع مورد نیاز جهت انجام آن و زمان لازم، پروسه طراحی مهندسی آغاز می گردد.
فرصتات گوناگون گزارش گیری برنامه از قبیل تعداد کل مدارک تهیه شدنی ، تهیه شده ،در دست تهیه ، تائید شده و ابطال شده ، منابع صرف شده و منابع مورد نیاز جهت ادامه کار برای هر بخش، ابزار قدرتمند و مناسبی در اختیار مدیران سطوح مختلف جهت مدیریت بهتر و استفاده بهینه از منابع فراهم می آورد.

هنگام برخورد با هر نوع کاغذ یا داده، مهم است که دسترسی سریع‌تر، آسان و کارآمد به تبیینات مورد نیاز داشته باشید. با مدیریت اسناد دیجیتال، تمام جنبه های یافتن و بازیابی داده ها به طور قابل توجهی بهبود می یابد.

جستجوها را می توان از روی دسکتاپ انجام داد، بدون نیاز به بازدید از چندین مکان و مرتب سازی از طریق کاغذ. ساختارهای فایل سفارشی را می توان در سطح کسب و کار ایجاد کرد. به این معنی که کاربران می توانند هر داده‌های را که ممکن است به دسترسی منظم به آن نیاز داشته باشند، اولویت بندی کنند.

به روشی مشابه، دسترسی می‌تواند به اشکال خاصی از داده‌ها، بر پایه نیاز، محدود شود، و اطمینان حاصل شود که همه کارکنان می‌توانند آنچه را که قرار است بیابند، بدون خطر سرگردانی به مناطقی که برای آنها طراحی نشده است.

در ادامه می‌توان به اسناد در خارج از سایت دسترسی داشت. به این معنی که نیاز به حمل فیزیکی داده‌ها حذف می‌شود و قابلیت کار از راه دور وجود دارد.

هنگام برخورد با تعداد زیادی از افراد، که همه آنها ممکن است روش‌های مختلف ذخیره‌سازی داده‌ها را ترجیح دهند، اطمینان از اینکه همه به روشی یکسان عمل می‌کنند، اغلب دشوار است. استفاده از مدیریت اسناد دیجیتال کمک می کند تا همه چیز را به یک رویکرد یکسان و استاندارد تبدیل کنید.

اسناد را می‌توان توسط بیش از یک نفر در یک زمان به‌روز رسانی کرد، به این معنی که هیچ زمانی برای یافتن موارد تلف نمی‌شود. گاهی مجبور هستید به طور بالقوه با سایر کارمندان برای شفاف‌سازی درباره آپدیت‌هایی که ممکن است انجام داده باشند، تماس بگیرید. کنترل نسخه جدید با سابقه دقیق برای حفظ عملیات روان ضروری است.

ایجاد فضای مورد نیاز برای ذخیره مقادیر زیادی از اسناد مبتنی بر کاغذ می تواند مشکل ساز باشد. کسب‌وکارهای کوچک‌تر ممکن است در محیط‌های محدود فعالیت کنند، در حالی که کسب‌وکارهای بزرگ‌تر ممکن است تحت تأثیر حجم زیادی از داده‌هایی قرار بگیرند که باید حفظ کنند.

از آنجایی که بسیاری از آنها در مکان‌ها و مکان‌های جداگانه فعالیت می‌کنند، مشکلاتی نیز ممکن است در مورد حمل و نقل اسناد ایجاد شود. استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد دیجیتال تضمین می کند که می توان از فضا استفاده بهتری کرد. حتی می تواند منجر به کم شدن هزینه های فضای اجاره شود.

مکان‌های تجاری که توسط مشتریان بازدید می‌شود می‌توانند از نظر زیبایی‌شناختی دلپذیرتر و ساده‌تر شوند، با کاغذبازی و اسناد شلوغ‌تر شوند و از طریق تلاش هماهنگ برای کم شدن مواد، بر اعتبار محیطی آن‌ها تاکید کنند. با راه‌حل‌های پرشین، فضای ذخیره‌سازی تقریباً نامحدود است.

مهم نیست که چند فایل داشته باشید، فضای فیزیکی ذخیره‌سازی شما کم نخواهد شد.

امنیت اسناد نگهداری شده همیشه در اولویت یک کسب و کار خواهد بود و چیزی است که می توان آن را با استفاده از سیستم مدیریت اسناد پرشین بسیار بهبود بخشید.

همانطور که قبلا ذکر شد، دسترسی به شرح را می توان برای کسانی که به آن نیاز دارند محدود کرد. به این طریق داده ها را نمی توان به طور تصادفی یا مخرب از دست داد. داده‌ها جامع در مورد اینکه چه کسی به چه چیزی و چه زمانی دسترسی دارد، در دسترس است. در صورت بروز هر گونه مشکلی که نیاز به حل شدن دارد، می توان روند را دنبال کرد.

از طریق ادیشن‌سازی، هر بار که داده‌ها تغییر یا اصلاح می‌شوند، ادیشن‌های قبلی ذخیره می‌شوند و می‌توان به آنها نگاه کرد. به این معنی که اصلاحات ایجاد شده به اشتباه قابل درک و اصلاح است.

ارسال ایمیل اطلاعات محرمانه در قالب رمزگذاری نشده می تواند منجر به نقض امنیت شود. ضمیمه کردن یک سند PDF یا Word به ایمیلی که حاوی اطلاعات شخصی مشتری است ممکن است توسط اشخاص ثالث ناخواسته رهگیری شود. از این گزارش‌ها می توان به عنوان مثال برای فریب دادن افراد به تحریم انتقال پول به سازمان های جنایی استفاده کرد. پورتال وب جامعاً رمزگذاری شده از چنین فعالیت های غیرقانونی جلوگیری می کند.

توجه: یافتن این گزارش‌ها در بسیاری از اسناد، که به طور بالقوه در مکان‌های مختلف مانند کاغذ، ایمیل‌ها، رایانه‌های شخصی و سرورهای متعدد پخش شده‌اند، می‌تواند مشکل ساز باشد.

مشخصات اصلی