مرکز کنترل اسناد (DCC) در پروژه و سازمان

تهیه، کنترل، گردش و مدیریت مدارک در پروژه و تولید انواع کتابچه نهایی (Final Data Book)

معرفی واحد کنترل مدارک مهندسی (DCC)

آشنایی و معرفی واحد کنترل مدارک (DCC)

از مهمترین بخش های کنترل مدارک پروژه میتوان به فعالیت های بخش مربوط به DCC اشاره کرد.

تعداد بالای مدارک و نقشه ها در پروژه های بزرگ، بدون داشتن سیستمی برای مدیریت آنها، می تواند بحران آفرین باشد. کنترل پروژه فاز طراحی پروژه ها، بدون کنترل، ثبت و ردیابی مناسب مدارک نمی تواند انجام شود. يكي از بخشهايي كه طي سالهاي اخير در شركتهاي نفت و گاز و پتروشيمي ، فولاد و… مورد توجه زيادي قرار گرفته است بخشي تحت عنوان DCC و يا مركز كنترل اسناد و مدارك پروژه مي باشد.

در حقيقت واحد DCC كليه مراحل چرخه توليد مدارك مهندسي پروژه را از آغاز طراحي تا نهايي شدن و بايگاني آن را ثبت و نظارت ميكند .

مرکز کنترل اسناد یا کنترل مدارک یا (DCC: Document Control Center)، نقش مهمی را در این خصوص، ایفا می کنند. به منظور ارتقاء بلوغ مرکز کنترل اسناد، کارشناسان DCC، نیاز به مهارت هایی دارند تا بتوانند نقش خود را به طور مناسب ایفا نمایند.

بخش DCC یا همان Document Control Center (مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه) کلیه مراحل چرخه تولید مدارک مهندسی پروژه را از آغاز طراحی تا نهایی شدن و بایگانی آن را ثبت و نظارت میکند.

عموما در پروژه هايي از اين نوع، براي مديريت مستقل و تخصصي پيشرفت فيزيکي تکميل اقلام قابل تحويل فاز مهندسي يعني اسناد و مدارک پروژه، سامانه اي را تحت عنوان مرکز کنترل اسناد يا Document Control Center تعبيه مي نمايند. اين سامانه به برنامه ريزي و کنترل فرايند تکميل اسناد مهندسي مي پردازد.

وظایف واحد کنترل مدارک (DCC)

از جمله وظایف واحد کنترل مدارک می توان به موارد ذیل اشاره نمود:

EDMS - سیستم مدیریت مدارک مهندسی به صوررت الکترونیک

نرم افزار کنترل مدارک مهندسی یا EDMS (Engineering "Data" Or "Documents" Management System) یک سیستم جامع برای مدیریت اطلاعات و کنترل مدارک در فاز مهندسی پروژه‌ها می‌باشد. این سیستم تمامی مقوله‌هایی که به نوعی در یک پروژه در ارتباط با مدارک می‌باشد را در بر می گیرد.

حوزه EDMS از یک طرف با تحقق مسائل رایج در هر پروژه، به وضعیت گردش مدارک و تعاملات مربوط به آن در سازمان پرداخته و از طرف دیگر منابع انسانی پروژه و به تبع آن به مقوله‌های مدیریت پرسنل، ساختار سازمان، ساختار پروژه و Resource Plan را مدیریت می‌کند و در نهایت با تلفیق این دو مقوله و قابلیت تعریف برنامه زمانبندی، با ارائه گزارشات متنوع به بخش کنترل پروژه مرتبط می‌شود.

علاوه بر این مباحث، کنترل مدارک مهندسی (EDMS) برای مدیریت کامل‌تر یک مجموعه مهندسی، مباحث دیگری همچون آرشیو فنی برای مدیریت مکاتبات و صورت جلسات، گزارش کارکرد پرسنل یا تایم شیت برای مدیریت منابع انسانی و بررسی کارکرد واقعی نیروی شاغل در یک پروژه را نیز در خود جای داده است.

قابلیت های نرم افزار کنترل مدارک مهندسی (DCC)

گردش داخلی مدارک مهندسی

کنترل پروژه و مدیریت منابع در نرم افزار EDMS

سیستم مکاتبات پروژه در نرم افزار کنترل مدارک مهندسی

مدیریت مدارک مهندسی خرید و ارتباط آن با نرم افزار کنترل مدارک مهندسی

گزارش ها و داشبوردها

مدیریت دانش در پروژه در نرم افزار کنترل مدارک مهندسی

ماژول تحت وب نرم افزار کنترل مدارک مهندسی

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com/

جهت دسترسی به مطالب بیشتر، لطفا کلیک کنید...

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com/

منظور از DCC و شرح وظایف آن

DOCUMENT CONTROL CENTER (DCC)

از مهمترین بخش های کنترل مدارک پروژه می توان به فعالیت های بخش مربوط به DCC اشاره کرد.

تعداد بالای مدارک و نقشه ها در پروژه های بزرگ، بدون داشتن سیستمی برای مدیریت آنها، می تواند بحران آفرین باشد. کنترل پروژه فاز طراحی پروژه ها، بدون کنترل، ثبت و ردیابی مناسب مدارک نمی تواند انجام شود.

یکی از بخشهایی که طی سالهای اخیر در شرکتهای نفت و گاز و پتروشیمی ، فولاد و… مورد توجه زیادی قرار گرفته است بخشی تحت عنوان DCC و یا مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه می باشد. در حقیقت واحد DCC کلیه مراحل چرخه تولید مدارک مهندسی پروژه را از آغاز طراحی تا نهایی شدن و بایگانی آن را ثبت و نظارت می کند.

مرکز کنترل اسناد یا کنترل مدارک یا (DCC: Document Control Center)، نقش مهمی را در این خصوص، ایفا می کنند. به منظور ارتقاء بلوغ مرکز کنترل اسناد، کارشناسان DCC، نیاز به مهارت هایی دارند تا بتوانند نقش خود را به طور مناسب ایفا نمایند.

بخش DCC یا همان Document Control Center (مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه) کلیه مراحل چرخه تولید مدارک مهندسی پروژه را از آغاز طراحی تا نهایی شدن و بایگانی آن را ثبت و نظارت می کند.

اهمیت شغل کنترل اسناد و مدارک چیست؟

در پاسخ به‌ این سوال که‌ شغل DCC چیست؟ ابتدا باید بدانیم که DCC مخفف چیست و به‌ چه‌ معنایی میباشد. DCC مخفف عبارت Document Control Center،به معنای مرکز کنترل مدارک میباشد. بنابراین DCC نام یک بخش سازمانی است.
مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه‌، از بخش‌هایی است که طی سال‌های اخیر در شرکت‌های نفت و گاز، پتروشیمی، فولاد و… مورد توجه زیادی قرار گرفته است. این شرکت‌ها استفاده از این بخش را بر زیرمجموعه‌های خود الزامی میدانند.
واحد کنترل اسناد و مدارک کلیه مراحل چرخه تولید مدارک مهندسی پروژه را از آغاز طراحی تا نهایی شدن و بایگانی آن ثبت و نظارت میکند. بنابراین وجود بخش کنترل اسناد و مدارک برای هر شرکتی که‌ با پروژه سر و کار دارد، ضروری است.

Documents Control Center (DCC) / A.Mohammadi-DCC Expert

چگونه کارشناس کنترل اسناد و مدارک شویم؟

تقریبا محدودیتی در مورد اشتغال در بخش کنترل مدارک و مستندات وجود ندارد. بنابراین انتظار میرود به‌ شرط داشتن مهارت‌های کافی مورد نیاز DCC ، هر شخصی بتواند به عنوان کارشناس بررسی اسناد و مدارک در این بخش فعالیت نماید. البته داشتن حداقل تحصیلات مقطع کارشناسی ضروری است. باتوجه‌ به‌ بررسی های انجام شده‌ در سایت ایران استخدام بر روی آگهی های استخدام کارشناس کنترل اسناد و مدارک، نتیجه گرفته شده‌ است که براساس حوزه فعالیت کارشناس DCC، رشته‌‌ مورد نیاز متغیر میباشد.

شرح وظایف کارشناس اسناد و مدارک

ازجمله‌ وظایف اصلی کارشناس کنترل اسناد در شرکت‌های پیمانکاری عبارتند از:

سایر وظایف کارشناس کنترل اسناد و مدارک

این وظایف ، در شرکت های پیمانکاری عبارتند از :

پس از شرح وظایف کارشناس DCC بهتر است با فعالیت‌های کارشناس کنترل اسناد و مدارک آشنا شویم؛که در ادامه به این موضوع پرداخته‌ایم.

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com

فعالیت‌های اصلی کارشناس بررسی اسناد و مدارک

مهارت‌های موردنیاز کارشناس کنترل اسناد و مدارک

جهت ارتقاء بلوغ مرکز کنترل اسناد، کارشناسان DCC، نیاز به مهارت هایی دارند تا بتوانند نقش خود را به طور مناسب ایفا نمایند.

آشنایی با نرم افزارهای زیر از مهارت‌های فنی موردنیاز کارشناس کنترل مدرک میباشد:

ابزارهای کار یک کارشناس مدیریت اسناد چیست؟

بررسی بازار کار شغل و درآمد کارشناس DCC

درآمد و حقوق کارشناسان کنترل اسناد و مدارک از وضعیتی خوبی برخوردار است و میزان حقوق کارشناس DDC بر اساس ارشدیت متغیر میباشد یعنی هرقدر سطح ارشدیت بالاتر باشد میزان درآمد به طبع بیشتر میشود.

با توجه به اینکه تمام مراکز، اسناد و مدارک مخصوص خودشان را دارند،بنابراین هر مرکز و سازمانی نیاز به کارشناس کنترل اسناد و مدارک دارد.

تقریبا محدودیتی در مورد اشتغال در بخش کنترل مدارک و مستندات وجود ندارد. بنابراین انتظار می رود به شرط داشتن مهارت های کافی مورد نیاز DCC ، هر شخصی بتواند در این بخش فعالیت نماید. البته دارا بودن حداقل ، تحصیلات مقطع کارشناسی ضروری است.

برای تسلط بر مدیریت اسناد به‌ویژه در پروژه‌های مهندسی، باید با مفاهیم، بخش‌ها و دستورالعمل‌های زیر آشنا باشید:

کارشناس بررسی و مدیریت اسناد و مدارک باید بتواند با رایانه و سیستم‌های مربوطه کار کند. همچنین باید با برنامه‌نویسی، تنظیم توابع و وارد کردن و پردازش داده‌ها آشنا باشد. او باید بتواند اطلاعات را ارزیابی کرده و آنها را با استانداردهای مربوطه تطبیق دهد. در این فرایند او باید بتواند مطابقت یا عدم مطابقت رویدادها یا فرایندها را با قوانین و استانداردها تشخیص دهد.

از دیگر وظایف کارشناس مدیریت اسناد،‌ مستندسازی و ثبت اطلاعات است. او باید اطلاعات مکتوب یا دیجیتال را وارد کند، کپی کند،‌ ضبط و ذخیره کند و از آنها محافظت کند. وی همچنین باید با سرپرستان، زیردستان و همکاران هم‌رده خود از طرق مختلف در ارتباط باشد و گزارش‌های شفاهی ارائه کند یا در پیشبرد کارها با آنها همکاری کند. گاه لازم است مشاهده، دریافت و جمع‌آوری اطلاعات لازم برای تهیه اسناد پروژه‌ای یا شرکتی را نیز انجام دهد.

کدام سازمان ها به کارشناس DCC نیاز دارند ؟

سازمان‌هایی که‌ پروژه‌‌ محور هستند، بیشترین متقاضیان مرکز کنترل مدارک و اسناد میباشند. در میان سازمان‌های پروژه محور، شرکت‌های مهندسی که نقش طراح را در پروژه‌ها دارند، در راس می باشند.

بازگشت به صفحه نخست

ساعت و تاريخ

آمارگیر وبلاگ

ابزار نظر سنجی

دیکشنری